Conserver le DUERP 40 ans : ce que dit la loi sur les versions successives

La question revient dès qu'on a produit son premier document unique : une fois rédigé, puis corrigé l'année suivante, faut-il garder l'ancienne version ? Et combien de temps ? La réponse a changé en 2022, et elle est plus exigeante qu'on ne le croit : le DUERP et chacune de ses versions doivent être conservés quarante ans. Voici ce que prévoit exactement le Code du travail, et pourquoi cette durée n'a rien d'arbitraire.

Quarante ans, et pour chaque version

L'article R4121-4 du Code du travail fixe une règle simple à énoncer : le document unique et ses versions successives sont conservés pendant une durée de quarante ans à compter de leur élaboration. Le point important tient dans deux mots, « versions successives ». Ce n'est pas seulement le dernier état du document qu'il faut garder, mais toute la série : la version initiale, puis chaque actualisation produite au fil des années. Chaque révision démarre son propre compteur de quarante ans à partir de sa date d'élaboration.

Concrètement, vous n'écrasez jamais l'ancien fichier. Vous archivez une copie datée à chaque mise à jour du document unique, et la pile s'accumule. Un document figé qu'on remplace silencieusement chaque année ne respecte pas cette logique : la conservation porte sur l'historique, pas sur la photo du moment.

Depuis quand cette obligation s'applique-t-elle ?

La durée de quarante ans n'a pas toujours existé. Elle a été instaurée par la réforme de la santé au travail et s'applique aux versions du document à compter du 31 mars 2022, date d'entrée en vigueur du décret n° 2022-395 pris en application de la loi du 2 août 2021. Avant cette date, aucune durée précise de conservation n'était imposée par le Code du travail pour le document unique.

Cela signifie que le décompte concerne les versions produites depuis le printemps 2022 et celles qui suivront. En pratique, la prudence consiste à conserver aussi les versions plus anciennes que vous détiendriez encore : elles peuvent toujours servir à reconstituer l'historique des risques d'un poste, ce qui reste l'esprit même du texte.

Pourquoi une durée aussi longue ?

Quarante ans, ce n'est pas un chiffre choisi au hasard. Il correspond à l'ordre de grandeur des délais de latence de certaines maladies professionnelles, qui peuvent se déclarer des décennies après l'exposition. Le législateur a inscrit le DUERP dans ce temps long en lui donnant, à l'article L4121-3-1, une fonction de traçabilité collective des expositions : le document n'est pas qu'un outil de prévention immédiat, il devient une mémoire des conditions de travail consultable bien après le départ des salariés concernés. D'où l'obligation de garder chaque version, et non un simple instantané.

C'est aussi pour cette raison que d'anciens travailleurs figurent parmi les personnes autorisées à consulter les versions du DUERP en vigueur pendant leur période d'activité. Un document conservé sert alors de référence pour établir, des années plus tard, à quoi un poste exposait réellement.

Le dépôt dématérialisé sur un portail numérique

À la conservation s'ajoute une seconde obligation, distincte : le dépôt dématérialisé du DUERP et de ses versions successives sur un portail numérique dédié. Le calendrier d'entrée en vigueur s'est fait en deux temps selon la taille de l'entreprise.

• Pour les entreprises d'au moins 150 salariés : à compter du 1er juillet 2023.
• Pour les autres entreprises : au plus tard le 1er juillet 2024.

Ce dépôt ne remplace pas la conservation interne : il s'y ajoute. Le portail vise à centraliser et sécuriser l'archivage des versions dans la durée, en cohérence avec l'objectif de traçabilité. Le détail des échéances et du périmètre est précisé sur la fiche officielle de service-public.fr.

Bien gérer ses archives au quotidien

Retenir la règle est une chose, la tenir dans le temps en est une autre. L'erreur la plus fréquente consiste à travailler sur un fichier unique qu'on modifie en place : au bout de trois ans, l'historique a disparu et il ne reste qu'une version courante, impossible à reconstituer. Mieux vaut nommer chaque version par sa date, la verrouiller une fois validée et la ranger sans jamais y revenir.

Cette discipline rejoint celle de l'élaboration du document unique lui-même : un document vivant, daté, dont on conserve chaque état. Si la démarche d'évaluation ou son suivi dépasse vos ressources internes, notamment pour structurer l'archivage et le dépôt, se faire accompagner par un consultant en évaluation des risques permet de partir sur une organisation propre dès le départ. La conservation n'est pas une contrainte isolée : elle prolonge l'obligation de tenir un DUERP à jour, dans le temps long.